RÈGLEMENT TRAIL DES AVENS 2024

1 – Le TRAIL DES AVENS est co-organisé par l’association “DOMITIA ENDURANCE TEAM” & EORA le samedi 4 et le dimanche 5 mai 2024 à Méjannes-le-Clap (Gard).

 

2 – Les épreuves sont ouvertes le jour de la course uniquement aux participants munis d’un dossard (coureurs & randonneurs), licenciés ou non, nés : 

- en 2008 ou avant pour les coureurs du 12,7 km.

- en 2006 ou avant pour les coureurs du 15,1 km.

- en 2006 ou avant pour les coureurs du 18,5 km.

- en 2004 ou avant pour les coureurs du 27,8 km en étapes (12+15 km).

- en 2004 ou avant pour les coureurs du 39,1 km en étapes (12+24 km).

- en 2012 ou avant pour les randonneurs du 18,5 km (rando non-chronométrée, nécessitant un minimum d’entraînement).
- entre 2009 et 2014 pour les enfants du 1,5 km.

- Pour les courses en étapes, le classement se fera au cumul des temps des deux étapes.
- Les coureurs des courses en étapes conserveront le même dossard lors des deux étapes.

 

3 – Inscriptions 

Elles se font uniquement sur internet sur www.traildesavens.com

 

Une inscription ne sera validée qu’à réception du dossier complet comprenant :

- le formulaire d’inscription en ligne dûment complété,

- le paiement par carte bancaire,

- pour les coureurs, la fourniture au choix :          

       > d’un certificat médical daté de moins d’un an au jour de la manifestation, mentionnant l’aptitude à la pratique  
          de la course à pied, de l’athlétisme ou du sport en compétition,

       > ou d’une licence FFA Athlé ou d’une licence sportive délivrée par une Fédération agréée par la FFA.

 

Tout dossier incomplet lors de la clôture des inscriptions sera rejeté. L’organisation décline toute responsabilité en cas de fausse déclaration, d’échange de dossard non validé ou de course sans dossard. Les droits d’inscription ne pourront être remboursés qu’aux participants ayant souscrit à l’assurance annulation lors de leur inscription en ligne, sans aucun justificatif, jusqu’au mercredi 1er mai 2024 à 23h59’59.

 

4 – Retrait des dossards

Il aura lieu :

- vendredi 3 mai 2024 de 17h à 19h.

- samedi 4 mai 2024 de 7h à 9h puis de 14h30 à 19h (avec clôture du retrait des dossards à 17h30 pour les coureurs par étapes).

- dimanche 5 mai 2024 de 7h à 8h45 pour les courses du dimanche.

Attention : si vous le pouvez, nous vous recommandons de privilégier le retrait de votre dossard la veille de votre course (vendredi ou samedi) pour éviter les files d’attente et le stress d’avant-course le matin, 2000 participants étant attendus.

 

5 – Horaire des départs (sous réserve de modifications)

- samedi 4 mai à 8h30 (par vagues) : départ du 18 km 

- samedi 4 mai à 8h30 (par vagues) : départ de la Rando 18 km (non-chronométrée)
- samedi 4 mai à 15h30 : départ de la Course enfants 1,5 km 

- samedi 4 mai à 18h (par vagues) : départ du 12 km 

- dimanche 5 mai à 8h45 (par vagues) : départ du 15 km (également étape 2 du 27 km)

- dimanche 5 mai à 9h30 (par vagues) : départ du 26 km (également étape 2 du 39 km)

 

6 – Matériel obligatoire, ravitaillements et barrières éliminatoires

Le matériel suivant est imposé pour toutes les épreuves : réserve d’eau de 50 cl minimum, couverture de survie, sifflet, barres et/ou gels énergétiques, chaussures de course à pied (trails de préférence), gobelet personnel ou flasque pour accéder au ravitaillement parcours et arrivée (pas de gobelets distribués par l’organisation). Les organisateurs se réservent le droit de refuser le départ à tout concurrent n’étant pas muni de ce matériel.

 

Utilisation de bâtons : ils ne font pas partie du matériel obligatoire mais sont autorisés pour les coureurs comme pour les randonneurs. 

 

Ravitaillements : un ravitaillement sera assuré après la mi-parcours à la Grotte de la Salamandre (site accessible au public en véhicules) pour les parcours du 18 km et la Rando 18 km du samedi, ainsi que pour les parcours du 15,1 km et du 26,4 km le dimanche. Un buffet sera également servi à l’arrivée pour tous les participants. Pour les coureurs de la 1ère étape le samedi (12 km), une soupe est prévue à l’arrivée.

 

Barrières éliminatoires :

18 km (Trail et randonnée) => il n’y en aura pas en principe. Pour des raisons de sécurité (notamment météo) et de bon déroulement de la manifestation, une barrière éliminatoire pourra cependant être mise en place au niveau du ravitaillement de la Grotte de la Salamandre le dimanche matin (15,1 et 26,4 km).

 

7 – Durant les courses

Les participants sans dossard, les animaux et les engins (motorisés ou non) sont formellement interdits sur les tracés, hormis ceux de l’organisation. Les accompagnateurs et suiveurs ne sont pas autorisés, de même que les ravitaillements sauvages, sous peine de disqualification des participants concernés. Chaque participant s’engage sur l’honneur à ne pas anticiper le départ et à parcourir la distance complète avant de franchir la ligne d’arrivée.

 

8 – Les participants s’engagent à respecter l’environnement, notamment en :

- conservant avec eux les emballages des gels et barres énergétiques et à les déposer dans les récipients mis en place par l’organisation dans les zones de relais et d’arrivée.

- suivant le tracé sans coupe volontaire du parcours.

Tout manquement à ces règles pourra entraîner la disqualification d’un concurrent.

 

9 – Les organisateurs se réservent le droit de changer les parcours ou le kilométrage à n’importe quel moment si les conditions l’exigent (climatiques ou écologiques notamment).

 

10 – Sécurité durant les courses

Un service médical (secouristes + médecin urgentiste) sera présent lors des deux jours de l’épreuve. Les passages les plus escarpés seront mis en sécurité et cordés par un pompier du Grimp pour assurer la sécurité des participants.

 

11 – Récompenses

Sur les épreuves chronométrées (hors randonnée), seront récompensés chez les hommes et les femmes :

- les 3 premiers au classement scratch,

- le 1er de chaque catégorie (-20 ans / -30 ans / -40 ans / -50 ans / -60 ans / -70 ans / +70 ans). Pas de cumul de récompenses.

 

12 – Responsabilité des participants

Chaque concurrent participe au TRAIL DES AVENS sous sa propre et exclusive responsabilité. Le numéro de dossard, placé devant soi lors de la course ou la randonnée, doit être entièrement lisible sous peine de disqualification. Tout inscrit rétrocédant son dossard à une tierce personne demeure seul responsable en cas de dommages subis ou provoqués par cette dernière durant la course, l’organisation se dégageant de toute responsabilité en pareille situation. Il appartient à chaque participant de veiller à la préservation de ses effets personnels, l’organisation déclinant toute responsabilité en cas de perte, vol ou dommages subis par ces derniers. 

 

13 – Le TRAIL DES AVENS est une épreuve pédestre assimilable aux courses nature & trail. Les parcours seront fléchés à l’aide de panneaux directionnels complétés par de la rubalise. Les participants sont considérés comme étant en excursion personnelle et sont tenus au respect du code de la route. Sur les parties du parcours empruntant la voie publique, chaque participant devra se conformer au code de la route, courir sur les trottoirs ou dans les couloirs aménagés par l’organisation et suivre les consignes des signaleurs et des équipes de police municipale présents aux intersections. Il sera seul responsable d’un éventuel manquement à ces règles.

 

14 – Responsabilité des organisateurs

L’association organisatrice DOMITIA ENDURANCE TEAM est couverte par une assurance responsabilité civile organisateur conformément à la législation en vigueur et en a justifié la validité aux services préfectoraux par la remise d’une attestation au moment de la demande d’autorisation administrative. Cette assurance ne couvre pas les risques individuels des coureurs qui renoncent expressément à tous recours envers les organisateurs. DOMITIA ENDURANCE TEAM recommande fortement à tous les coureurs qui n’auraient pas d’assurance personnelle couvrant leurs dommages corporels, notamment les non-licenciés à une fédération sportive, de souscrire une police Individuelle Accident dans le cadre de leur participation à l’épreuve. 

 

15 – Tout abandon, accident ou incident doit être signalé au prochain poste de contrôle et il est bien précisé que les concurrents se doivent secours et assistance. En cas d’abandon, le dossard doit être remis aux organisateurs.

 

16 – Exploitation d’image. En s’inscrivant au TRAIL DES AVENS, chaque participant autorise expressément l’association, ses membres ainsi que ses ayants droit, tels que partenaires et médias, à exploiter directement ou sous forme dérivée les images fixes ou audiovisuelles prises à cette occasion sur lesquelles il peut apparaître, et ce sur tous supports, y compris les documents promotionnels et publicitaires, dans le monde entier et pour la durée la plus longue prévue par les lois, règlements, usages et conventions internationales actuels et futurs, en renonçant implicitement à toute demande de rémunération ou dédommagement. L’organisation informe les concurrents que leurs coordonnées pourront éventuellement être cédées à des sociétés ou associations partenaires, et qu’à ce titre ils pourront être amenés à recevoir des offres de celles-ci, à l’unique condition d’avoir expressément donné l’autorisation d’être contactés par ces parties tierces lors de leur inscription en ligne. 

 

17 – Cas d’annulation ou de report de la manifestation : en cas d’annulation de la manifestation pour une raison indépendante de la volonté des organisateurs (phénomène météorologique, décision préfectorale, pandémie…), aucun remboursement ne pourra pas être exigé par les personnes inscrites au Trail des Avens.  

 

18 – Droit d’accès aux données personnelles. Conformément à la loi “Informatique et Libertés” du 6 janvier 1978 modifiée, tout inscrit peut exercer auprès de l’organisation son droit d’accès, de rectification et d’opposition aux données personnelles le concernant, en envoyant un e-mail à [email protected]

Les données personnelles communiquées par les participants sont destinées à EORA, en charge du traitement des informations fournies. Ces données sont utilisées pour le traitement des inscriptions. Les participants sont susceptibles de recevoir par e-mail des informations concernant l’épreuve sur laquelle ils sont inscrits ainsi que sur d’autres manifestations organisées par EORA. Ils peuvent également être amenés à recevoir des informations de partenaires de l’événement, s’ils en ont donné l’autorisation au moment de leur inscription en ligne. Il est également possible de se désabonner des newsletters d’EORA en se rendant directement en bas de l’une des newsletters reçues. 

 

19 – Acceptation du règlement. Chaque participant reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement et en accepter toutes les clauses.

20 – Tarifs (hors frais de transaction bancaire).
39,1 km (12,7 + 26,4 km) : 42 €
27,8 km (12,7 + 15,1 km) : 34 €
26, 4 km : 28 €
18,5 km : 24 €
15,1 km : 23 €
12,7 km : 15 €
1,5 km (course enfants) : Offert par l'organisation

21 – Ce que comprend l'inscription.
L'ingénierie d'organisation préparatoire (ceux qui sont aux petits soins toute l'année), les prestations logistiques (ceux qui se lèvent tôt et se couchent tard), les secours (ceux qui vous réparent), la médicalisation (ceux qui décident de votre sort), la sécurisation des parcours (ceux qui préparent les parcours), l'animation (ceux qui vous chauffent), ton dossard personnalisé (celui qui fera de toi une star des sentiers), ton cadeau de bienvenue (un souvenir culinaire de ton séjour à Méjannes-le-Clap), le chronométrage, les lots podiums, les lots de remerciement des bénévoles, l'hébergement et le restauration des bénévoles, ton buffet gargantuesque, ton ravitaillement et ton passage dans la Grotte de la Salamandre (sauf pour le 12 km qui passe par l'Aven de Peyre haute)...